Khi nào nên triển khai Automation cho doanh nghiệp của mình

Sau 2 tuần chạy đủ sự kiện chia sẻ cho các cấp quản lý cho đến chủ doanh nghiệp, nay cũng có thời gian ngồi lại viết tóm tắt một chút. Có rất nhiều câu hỏi khác nhau về AI Automation cho doanh nghiệp, nhưng tựu chung lại thì tôi thấy các anh chị đều đến câu hỏi mở đề bài này.

Thời đại mà AI Automation gần như len lỏi vào mọi ngóc ngách vận hành, nó không còn là trend nữa mà đã thành sự thật rồi. Thế nhưng câu chuyện FOMO là chuyện không hồi kết, kiểu:

• “Cường ơi, chị thấy người ta có cái này cái kia. Em làm cho phòng marketing của chị đi.”
• “Cường ơi, anh muốn áp dụng Automation hết cho doanh nghiệp của anh, mày triển cho anh gấp.”

Đa số tôi đều không nhận ngay.. mà nhắc lại vài nội dung để chậm lại vài nhịp đánh giá. Thấy êm hết rồi.. mới dám bơi vào làm cùng, chứ không lại phí thời gian của cả đôi bên.

Hai nhóm cần đánh giá trước khi làm

Nhóm 1: phòng ban nào, quy trình nào đang có dấu hiệu cần Automation.

• Khối lượng công việc nào đang lặp đi lặp lại với tần suất lớn?
• Thời gian xử lý quy trình có bị kéo dài không?
• Tỷ lệ lỗi có cao trong các quy trình thủ công?
• Nhân viên có tốn nhiều thời gian cho công việc giá trị thấp?

Nhóm 2: mức độ sẵn sàng cho chuyển đổi số và AI Automation (không khác nhau mấy):

• Mức độ chuẩn hoá quy trình.
• Nguồn lực công nghệ hiện có.
• Khả năng tiếp nhận của đội ngũ.

Còn nhiều, nhưng 3 yếu tố này tôi tạm lập trọng số 40% - 30% - 30% để mọi người tính điểm. Trên 3.5 là có thể bắt đầu.

Nói sâu hơn về mức độ chuẩn hoá quy trình

Tôi lấy thang điểm 5 để chấm cho tiện:

1. Không có quy trình: làm việc tự phát, không có tài liệu, mỗi người một kiểu, ai thấy thì làm. Chấm 1/5 cũng không sao, đặc biệt với tổ chức mới hoặc sản phẩm kinh doanh mới.

2. Quy trình sơ khai: có mô tả chung chung các bước. Kiểu sếp nhắn “xử lý đơn hàng mới thì em làm mấy bước sau giúp anh: Nhận đơn, Kiểm tra tồn kho, Gọi xác nhận, Đóng gói, Giao hàng.” Nhưng không có hướng dẫn cụ thể, ví dụ gọi xác nhận mà khách không bắt máy thì sao, gọi bao nhiêu lần thì dừng, hay đụng tới đó lại hỏi ngược lại sếp ơiii.

3. Quy trình chi tiết: có tài liệu nhưng chưa tối ưu đo lường. Có hướng dẫn xử lý đơn từng bước, người phụ trách là ai, cách xử lý tình huống thường gặp như hết hàng, khách không bắt máy, địa chỉ sai. Tuy nhiên làm thế nào là hiệu quả, tháng tới cải tiến ra sao thì không biết, vì không có KPI đánh giá rõ ràng.

4. Quy trình có đo lường: có KPI, đo hiệu quả rõ ràng. Tài liệu số hoá có KPI cụ thể, vd thời gian xử lý đơn dưới 15 phút, đúng hạn trên 90%, trả lời khách nhắn trong giờ làm việc dưới 3 phút. Khi cần thì nhờ nhân viên tổng hợp báo cáo (dĩ nhiên thủ công) để đánh giá lại rồi cải thiện dựa trên dữ liệu, chứ không cảm tính.

5. Quy trình xuất sắc: đã số hoá và cập nhật thường xuyên. Quy trình lên dashboard real-time, có phân tích và tự động đề xuất cải tiến. Sáng vào chưa kịp mở thì group lãnh đạo đã có cái ảnh dashboard, biết sáng nay bao nhiêu đánh giá xấu chưa xử lý, bao nhiêu phiếu thu trễ hạn, đơn nào còn sót. Lãnh đạo và cả nhân viên nhìn phát biết cần làm gì chứ không phải rị mọ đi tổng hợp báo cáo nữa.

Vì sao tôi quan tâm quy trình nhất

Còn nhiều mục phải để tâm, nhưng khi đi triển khai cho doanh nghiệp tôi vẫn quan tâm quy trình nhiều nhất, sau đó mới tới nhân sự và công nghệ hiện có.

Bởi giờ kêu triển Automation thì tự động cái gì bây giờ? Nếu chưa có quy trình, chưa có hướng dẫn cụ thể, thì cái đầu tiên phải làm là ngồi xuống viết ra cái Quy Trình, chứ không phải cài đặt cái này.. triển khai cái nọ. Làm mấy tháng không xong, đập đi làm lại n lần cũng thế thôi, tới ngày nhận ra thì.. mất chi phí thử sai cả tỷ bạc rồi.

Nói vậy thôi, bản thân tôi đi tư vấn cũng có lúc gặp doanh nghiệp quy trình còn ngổn ngang mà vẫn phải bắt đầu từ một Quick Win nhỏ cho có động lực, chứ chờ chuẩn hoá hết mới làm thì.. đội ngũ nản trước. Nên thang điểm trên là để định hướng, không phải luật cứng.

Chuyện đốt tiền vì nhảy vào làm khi chưa đủ sẵn sàng, tôi kể kỹ hơn ở bài Chủ doanh nghiệp ‘thử sai’ mất tiền tỷ không lạ.

Nếu được quan tâm tôi sẽ viết thêm chuỗi bài này. Anh chị đang chấm doanh nghiệp mình mấy điểm ở mục chuẩn hoá quy trình, comment cho tôi biết nhé?

#voquoccuong #automationinaction #chuyendoiso #SME